Hybrid Work - xm-institute - Dr. Oliver MackDas eindimensionale Schreibtisch-Büro

Vor der COVID Krise war alles klar: Der Standard heißt Arbeitsplatz im Bürogebäude der Organisation. Nur ein paar “Exoten” konnten sich den Luxus (oder den Schmerz) des Homeoffices gönnen: Ein paar Freiberufler, Kreative, Berater*innen oder Startup-Mitarbeitende gönnten sich den Luxus der Arbeit von zu Hause oder von überall. Einige Callcenter- oder Servicemitarbeitende mussten eher aus Kostengründen von zu Hause aus arbeiten, auch wenn es die räumlichen Verhältnisse häufig nicht hergaben.

Doch inzwischen ist dies anders: Aus dem eindimensionalen Schreibtisch-Arbeitsplatz “in der Firma” ist ein bunter Blumenstrauß an “Multi-Space” geworden.

Der multidimensionale Workspace der Zukunft

Auch nach der COVID Krise wollten viele Mitarbeitende nicht mehr ins Office zurück. “Was? Drei Tage ins Büro? – Reicht nicht einer? Können wir das nicht selbst im Team bestimmen?” oder “Wie? Ganz zurück zur Büropflicht? Könnt ihr selber machen, dann kündige ich!”. Die Empörung war bei vielen Firmen groß. Doch einige waren vorbereitet oder beschäftigen sich jetzt intensiver mit dem Thema. So gibt es inzwischen zumindest acht Alternativen, die ich entweder bei Klienten erlebt habe oder von denen ich zumindest gelesen habe. Aus diesen und vielleicht noch mehr müssen zukünftig Führungskräfte und HR Experten einen Mix an Möglichkeiten entwickeln, der für das jeweilige Unternehmen passt, den Mitarbeitenden hilft und gefällt (Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt) sowie der Leistungserbringung dienlich ist. Dies ist kein einfaches Unterfangen. Doch schauen wir zunächst auf die unterschiedlichen Optionen, sowohl an physischen Arbeitsumfeldern, wie auch den zukünftig immer wichtiger werdenden und gleichberechtigt daneben stehenden virtuellen Räumen.

Physical Spaces

Bei den Physical Spaces also den physischen Arbeitsräumen tut sich viel. Hat man sich vor der Pandemie mit “New Work” Büros und bestenfalls noch mit neuen Kreativräumen zum „Post-It Kleben“ und „Design Thinken“ beschäftigt, gehen innovative Organisationen das Thema inzwischen noch breiter an. So sind mir zumindest fünf verschiedene physische Arbeitsräume aufgefallen, mit denen Unternehmen experimentieren:

  • Home Office: Das Home Office wird bleiben. Auch nach COVID. Zu positiv sind die Erfahrungen – zwar eine Umstellung und ein Kontrollverlust für manche Führungskraft aber durchweg eine positive Bilanz bei der Arbeitseffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Schnell mal einen Kaffee oder ein Eis aus dem Kühlschrank zwischendurch? Kein Problem. Ein Gespräch bei einem Spaziergang, wo es sich entspannter sprechen lässt? Logo. Und die Ersparnis der Fahrzeit zum Büro, die dann für ein gemeinsames Frühstück mit den Kindern eingesetzt werden kann? Check. Und so bleibt das Homeoffice vor allem fürs konzentrierte Arbeiten ungeschlagen.
  • Unternehmenszentrale: Auch hier tut sich einiges. Warum eigentlich ins Office kommen? Naja, da gibt es schon Gründe: Schwierige Konflikt-Gespräche mit einem Kollegen führen? Macht man lieber persönlich. Kreativworkshop? Sollte haptisch sein   – Kreativräume mit Post-Its und Whiteboard-Wänden wäre hilfreich. Socializing in der Kaffeeküche? Warum nicht mal einen halben Tag am Stück? Hierzu wären mehr Chill-Out-Zonen und lässige Mitarbeitenden-Cafes nützlich. Kunden empfangen und etwas besprechen oder zeigen? Showrooms – aber cool sollten sie sein. Oder mal in einem anderen Umfeld arbeiten? Naja, das firmeneigene Gewächshaus mit schönen Arbeitsplätzen wäre schon mal was. Und wenn man fertig ist, fährt man einfach zurück ins Homeoffice. Die Unternehmenszentrale wird also nicht überflüssig, muss aber für die spezifischen Belange und Situationen der Mitarbeitenden jedoch räumlich und architektonisch anpassen, so dass sie attraktiv bleiben, den benötigten Zwecken entsprechen und so die Mitarbeitenden motivieren, ins Office zu kommen, anstatt es sich zu Hause gemütlich zu machen.
  • Co-Working Spaces: Als weitere Option kommen Co-Working Spaces in Frage. In diesen können sich Mitarbeitende treffen, die vielleicht etwas weiter von der Firma entfernt wohnen und sich so für ein persönliches Treffen den Weg verkürzen wollen oder vielleicht einmal gemeinsam ein anderes Umfeld brauchen. So ziehen beispielsweise immer mehr junge Familien in Berlin aufs Land nach Brandenburg und begrüßen es, nicht immer in den Stadttrubel zu müssen, aber doch den Kontakt zu halten. Ländliches Co-Working ist im Aufschwung und nicht nur in Zermatt, Schweiz direkt am Skilift oder in Brandenburg kurz vor der Haustüre der Renner. Auch bietet Co-Working die Chance mit Mitarbeitenden anderer Organisationen enger in Kontakt zu kommen und so die kreative Befruchtung anzuregen. Immer mehr Unternehmen sprechen auch uns zu Ideen und Konzepten in diesem Bereich an. So tun Firmen gut daran, sich frühzeitig auch um dieses Feld zu kümmern.    
  • Special Places: Special Places sind (Arbeits-)orte, die in der Regel nicht einer spezifischen Organisation gehören. Vielmehr sind es “exotischere” Locations, die für spezielle Anlässe oder von speziellen Gruppen von Mitarbeitenden genutzt werden. Die Auswahl ist vielfältig: So gibt es bereits Hotels (z.B. das Hotel Mama, Zermatt/ Schweiz) oder ganze Dörfer (theworkationvillage.com), die sich auf “Holiwork” für Teams spezialisiert haben und es ermöglichen, in schönen Urlaubsregionen Arbeit und Urlaub zu kombinieren. Morgens auf die Piste oder entspannen und am Nachmittag am Projekt arbeiten. Alles möglich. Aber auch besondere Locations in Städten können zu besonderen Arbeitsanlässen interessant sein: Clubworking in exklusiven Members only Clubs, Makerspaces mit verschiedensten Maschinen, wie das Happylab in Wien  oder kreative Zentren, wie das 180 The Strand in London sind nur einige Räume, die eine Organisation nutzen kann, um ihren Mitarbeitenden den “richtigen” Ort zur richtigen Zeit zu bieten, ohne diesen immer selbst vorhalten zu müssen.  
  • Offsite Spaces: Auch werden wieder firmeneigene Offsite Spaces an Bedeutung gewinnen. Die Älteren erinnern sich vielleicht noch an firmeneigene Schulungszentren oder Landhotels von Konzernen, die häufig unliebsam geworden sind und in den letzten Jahren verkauft wurden. Inzwischen denkt man um: So hat Salesforce mit seiner “Trailblazer Ranch” eine Farm gekauft, auf der Mitarbeiter lernen, arbeiten und socializen können. Weitere werden folgen, um intensive verbindende Momente für Mitarbeitende zu schaffen, die sich immer seltener persönlich sehen werden. Wie wäre es also mit einem quartalsweisen Teamevent in einer Location, die perfekt gestaltet die Firmenkultur widerspiegelt?   

Virtual Spaces

Doch auch in die virtuellen Räumen tut sich so einiges:

  • Video-Konferenzen und Business Social Media/ Messenger Tools: Wer kennt sich nach diesen 2 Jahren noch nicht, die Zoom oder Teams Videokonferenz. Schnell mal mit dem Kollegen sprechen oder ein größeres Meeting bis hin zum virtuellen Townhall-Meeting durchführen. Es gibt inzwischen sogar virtuelle “Co-Working-Spaces” zu denen sich die Teilnehmer mit eingeschalteter Kamera und ausgeschaltetem Mikro einwählen und individuell arbeiten, um so das Gefühl zu haben, gemeinsam mit anderen produktiv zu sein und sich im Homeoffice zu motivieren. Doch auch Business Social Media/ Messenging Tools, wie Slack, Teams oder Discord helfen, über einen Textkanal in Verbindung zu bleiben.
  • Collaboration Spaces: Viele Organisationen nutzen vorrangig noch immer “Shared Folder” oder “Gruppenlaufwerke” und eMail, um die Zusammenarbeit digital zu organisieren. Doch haben die meisten Organisationen in der Pandemie leidlich erfahren, wie schwierig sich dies mit diesen veralteten Optionen in vielen Fällen gestaltet. MS Teams mit Office 365, Google Workspace und andere Tools ermöglichen die Schaffung virtueller Räume, in denen echte Kollaboration stattfinden kann. Sie integrieren die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, wie Texten, Tabellen oder Präsentationen, ermöglichen die Kommentierung mit Benachrichtigungsfunktion, erlauben Chatdialoge und Terminorganisation bis hin zur Erstellung eigener Workflows und Genehmigungsprozesse, ganz ohne IT (wenn diese die Rechte freigibt ;-). Und so verlagert sich die teamzentrierte Arbeit auf eine Kollaboration rund um Dokumente.
  • “Metaverse”: Die nächsten Stufe der virtuellen Zusammenarbeit ist das vor einiger Zeit von Facebooks Mark Zuckerberg ausgerufene “Metaverse”. Augmented Reality und Virtual Reality sollen künftig künstliche Welten ermöglichen, in denen wir gemeinsam kommunizieren, kollaborieren, spielen und arbeiten können. (https://youtu.be/gElfIo6uw4g) Doch auch andere Unternehmen geben bereits Vollgas in eine virtuelle (Arbeits-)Welt der Zukunft. So hat Microsoft ja bereits seit einiger Zeit seine AR Brille “Hololens” am Start und bereits die entsprechenden Betriebssystem-Konzepte (https://youtu.be/2MqGrF6JaOM). Hinzu kommen “Holoportation” (https://youtu.be/7d59O6cfaM0) für virtuelle AR Meetings, Microsoft “Mesh” für die Digitalisierung unserer Umwelt und Erzeugung von Hologrammen (https://youtu.be/Jd2GK0qDtRg) Auch die Erzeugung von Hologrammen ist bei Porto Inc. bereits möglich (https://youtu.be/zIVnYzjcVtA).

Wir können davon ausgehen, dass sich auf diesem Markt der Technologie virtueller Räume noch so einiges tun wird. Auch Apple ist ja im Gespräch, demnächst eine AR/ VR Brille auf den Markt zu bringen. Und: Apple hat bereits 1987 bewiesen, dass es Weitblick hat. In einem Konzeptvideo “plante” Apple das heutige iPad voraus, zu einer Zeit, in der es noch den IBM PC, Apple 2 und den Amiga gab. (https://youtu.be/WZ_ul1WK6bg). Sollte nur 50% der vorgestellten Konzeptvideos des Metaverse Realität werden, können wir uns auf die nächste Revolution in der Arbeitswelt einstellen.

Herausforderung der Implementierung

Die Implementierung wird die Entscheider, Experten und Betroffenen noch vor so einige Herausforderungen stellen:

  • Experten: Berater wie interne HR Experten werden sich der Frage ausgesetzt sehen, der Belegschaft einen wirksamen und nützlichen Mix an Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es einerseits zunächst einmal um das Verständnis, dass virtuelle Räume keine reine IT Aufgabe und Entscheidung darstellen, so wie physische Räume nicht nur Aufgabe des Facility Managements sind. Viel zu wichtig ist das Verständnis, wie, wann und wofür man mit welchen Tools arbeiten kann und will. Haben aktuell die virtuellen Räume zumindest teilweise noch ein stiefmütterliches Dasein, so wurde nicht zuletzt in der Pandemie deutlich, wie nützlich eine gut benutzbare IT Infrastruktur in diesem Feld sein kann. Nach dem Ausbalancieren der beiden Dimensionen physisch und virtuell geht es dann um die Frage des Mixes innerhalb der Dimensionen. Was, wofür, wann, wieviel und wie sind Fragestellungen, die Experten, aber auch Arbeitnehmervertreter:innen und Führungskräfte zu bearbeiten haben. Wir helfen hier Organisationen, mehr Klarheit in diesen Prozess zu bekommen und gemeinsam an einer tragfähigen und wirksamen Lösung zu arbeiten.
  • Entscheider/ Führungskräfte: Doch bei aller Euphorie sollte man auch bedenken, dass es in jeder Organisation, zumindest in Produktionsbetrieben auch immer Mitarbeitende gibt, die viele dieser Angebote nicht in Anspruch nehmen können, da sie an die Produktionsprozesse und Maschinenausstattung gebunden sind. Dies verhindert nicht die Einführung neuer Arbeitsformen für Büromitarbeitende, erfordert aber immer auch Maßnahmen für den unflexibleren Teil der Belegschaft. Sonst entsteht schnell eine Zweiklassengesellschaft, die wir ja vor Jahren bereits mit Kantinen und Führungs-Casinos glücklicherweise hinter und gelassen haben. Hier ist Kreativität und Führung gefragt. Die Entscheider dürfen hierbei nicht eine Seite ausblenden, sondern müssen sich der Betriebsrealität mit ihren konkreten Merkmalen und Kontexten stellen.
    Auch erfordert diese Multidimensionalität der Räume ein weiterentwickeltes Führungsverständnis und Führungskompetenz, die es in vielen Fällen noch aufzubauen gilt. Neben reinen technischen Kompetenzen für die Gestaltung und Nutzung von sowie die Führung in virtuellen Räumen bedarf es Methoden, Tools und ein Führungsverständnis, das sich oft signifikant von der reinen Führung im klassischen Office unterscheidet. Auch hier erleben wir es, dass Klienten oft fachkundigen Rat in Anspruch nehmen wollen, um so schneller und wirksamer zum Ziel zu kommen.
  • Mitarbeitende: Auch auf der Ebene der Betroffenen Mitarbeitenden sind einige Herausforderungen zu stemmen. Als besonders wichtig erleben wir in Projekten immer wieder vor allem folgende Aspekte. Einerseits gilt es, sich selbst besser zu kennen. Im klassischen Office war der Ort der Arbeit klar. Nun muss ich mich immer wieder aufs Neue und in Abstimmung mit einen Kolleg:innen entscheiden, wann ich welchen Raum in Anspruch nehmen möchte. Dies bedarf einer umfassender Kenntnis meiner selbst, aber auch der vorhandenen Optionen mit ihren Besonderheiten und Vor- und Nachteilen. Auch bedarf es erweiterter technischer und fachlicher Kompetenzen, wenn ich die bereitgestellten Potenziale auch individuell oder gemeinsam im Team nutzen möchte. Zu guter letzt sind ebenso erweiterte Selbststeuerungs- und Selbstführungskompetenzen hilfreich, wenn ich mich als Mitarbeiter nicht in der Multidimensionalität verlieren will.

Es bleibt also spannend und es gibt vieles zu tun. Doch Angst braucht niemand vor dieser neuen Realität zu haben. Es sollte die Freude überwiegen, in Zukunft auch hier deutlich mehr Optionen zur Verfügung zu haben, zwischen denen ich mit meinen persönlichen Präferenzen wählen kann.

 

Referenzen:

Gielgen, Raphael (2022): Vortrag „Remote first“, https://youtu.be/C9Q2QVT5nYk

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