Gruppen, Teams und Crews (2) – Einsatzgebiete anhand des Cynefin Frameworks

Im ersten Teil der kurzen Reihe hatten wir uns mit den unterschiedlichen Merkmalen von Gruppen, Teams und Crews beschäftigt. In diesem Teil geht es nun um die Frage, in welchen Situationen sich welche Strukturformen am besten einsetzen lassen. Um dies zu ergründen, möchte ich das Cynefin Framework von Dave Snowden nutzen.

Typische Strukturformen in Klarheit, Kompliziertheit, Komplexität und Chaos

Das Cynefin-Modell von Dave Snowden beschreibt verschiedene Domänen, in denen Entscheidungen getroffen werden und zeigt auf, welche Arten von Herangehensweisen in unterschiedlichen Kontexten am sinnvollsten sind. Es unterteilt in fünf Domänen: clear (klar), complicated (kompliziert), complex (komplex), chaotic (chaotisch), und Disorder (confused/ aporetic) (die Zwischenphase, in der man noch nicht weiß, in welchem Bereich man sich befindet).

Crews und Teams lassen sich gut mit diesen Domänen in Verbindung bringen:

1. Klar (Clear):

Crews passen sehr gut in die klare Domäne, in der die Situation stabil ist, klare Ursache-Wirkung-Beziehungen bestehen und die Arbeit stark standardisiert ist. In diesem Bereich gibt es „best practices“, die immer wieder verwendet werden können, und wenig Raum für Flexibilität oder kreative Problemlösungen. Beispiele sind Prozeduren in der Luftfahrt, Notfalldienste oder andere hoch strukturierte Arbeitsumfelder.
Handlungsweise: In klaren Domänen sollten Crews zunächst Regeln und Protokolle genau befolgen, da die Arbeit nach bewährten Verfahren erfolgt und es klare Erwartungen an das Ergebnis gibt. Hierarchische Führung und strenge Disziplin sind essentiell. Dennoch betont Snowden immer wieder, dass ein zu blindes Regel-Folgen auch das Risiko bergen kann, bei veränderten Kontexten über eine “Klippe” ins Chaos zu stürzen.

2. Kompliziert (Complicated):

Teams können sich in der komplizierten Domäne bewegen, wo Expertenwissen erforderlich ist, um Probleme zu lösen, aber die Beziehungen zwischen Ursache und Wirkung immer noch analysiert und verstanden werden können. Diese Domäne erfordert mehr Flexibilität als die klare Domäne, aber es gibt immer noch „good practices“ verschiedener.
Handlungsweise: Teams in der komplizierten Domäne profitieren von Expertenwissen und analytischem Vorgehen. Hier können verschiedene Rollen und Ansätze genutzt werden, um eine Lösung zu finden. Partizipative Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Spezialisten sind wichtig, um das Problem zu analysieren und Lösungswege zu finden.

3. Komplex (Complex):

Teams arbeiten oft in der komplexen Domäne, in der Ursache-Wirkung-Beziehungen erst im Nachhinein erkennbar sind und experimentelles Vorgehen notwendig ist. Hier gibt es keine klaren Regeln oder bewährten Praktiken. Stattdessen erfordert diese Domäne das Erforschen und Testen von Lösungen durch Emergenz und iterative Prozesse.
Handlungsweise: In komplexen Umgebungen müssen Teams mit einem hohen Maß an Flexibilität und Kreativität arbeiten. Sie müssen iterativ handeln und auf Feedback reagieren. Fehler und Unsicherheiten gehören zur Natur der Arbeit. Teams müssen sich hier oft auf gegenseitiges Vertrauen und Zusammenarbeit verlassen, um sich durch diese unvorhersehbare Domäne zu navigieren.

4. Chaotisch (Chaotic):

Crews könnten in der chaotischen Domäne arbeiten, allerdings nur kurzfristig und unter enormem Zeitdruck, z.B. bei Krisensituationen, in denen sofort gehandelt werden muss und keine Zeit bleibt, um Ursachen und Wirkungen zu analysieren. In der chaotischen Domäne gibt es keine klaren Regeln und Constraints, und sofortige Reaktionen sind notwendig, um die Kontrolle wiederherzustellen.
Handlungsweise: In chaotischen Situationen müssen Crews oder Teams unmittelbar reagieren, ohne lange nachzudenken. Die Handlungen zielen darauf ab, Stabilität zu schaffen, um schnell von Chaos zu einer klareren oder komplizierteren Domäne zu wechseln. Dies erfordert schnelles und entschlossenes Handeln, meist unter hierarchischer Führung.

Die aporetische Domäne

Die aporetische Domäne oder auch Unordnung (Confused/Aporetic) im Cynefin-Modell ist eine oft übersehene, aber kritische Phase, in der man noch nicht eindeutig bestimmen kann, in welchem Kontext oder welcher Domäne man sich befindet. In diesem Zustand ist unklar, ob das Problem klar, kompliziert, komplex oder chaotisch ist. Diese Unordnung birgt das Potenzial sowohl für Unsicherheit als auch für neue Erkenntnisse.

Der Begriff “Aporia” kommt aus der Philosophie und beschreibt eine ausweglose oder paradoxe Situation, in der sich eine klare Lösung oder Entscheidung nicht abzeichnet. Snowden verwendet den Begriff, um den Zustand zu beschreiben, in dem man die Unsicherheit erträgt, um die Natur des Problems zu verstehen, bevor man geeignete Handlungen ableitet.

5. Unordnung (Aporetic):

Unordnung ist der Zustand, in dem noch nicht klar ist, in welcher Domäne man sich befindet. Sowohl Teams als auch Crews können sich vorübergehend in dieser Domäne befinden, bevor sie in eine der anderen übergehen. Es erfordert Reflexion und eine Bewertung der Situation, um festzustellen, wie weiter vorgegangen werden sollte.
Handlungsweise: Die Hauptaufgabe besteht darin, zu klären, welche Art von Situation man vor sich hat, bevor die entsprechenden Regeln oder Praktiken angewendet werden.
Teams in der aporetischen Domäne
- Unsicherheit aushalten: Teams, die sich in der aporetischen Domäne befinden, müssen lernen, mit der Unsicherheit umzugehen. Oft gibt es keine klaren Hinweise darauf, welche Methode oder welcher Lösungsansatz passend ist, da man sich noch nicht sicher ist, ob die Herausforderung einfach zu lösen (klar) oder eher komplex und dynamisch (komplex) ist.
- Kollaboratives Explorieren: Teams in diesem Zustand können kollaborativ arbeiten, um durch Reflexion und Austausch Hypothesen darüber zu entwickeln, in welcher Domäne sie sich möglicherweise befinden. Es geht darum, verschiedene Perspektiven zu sammeln, Fragen zu stellen und gemeinsam den Kontext zu erkunden, bevor man Maßnahmen ergreift. Beispiel: Ein Innovationsprojektteam könnte am Anfang eines Projekts in einer aporetischen Phase sein, wenn noch unklar ist, ob die neue Technologie leicht implementiert werden kann (kompliziert) oder ob unvorhersehbare, emergente Herausforderungen auftreten werden (komplex).
- Führung und Selbstorganisation: In diesem Zustand brauchen Teams eine starke Balance zwischen Selbstorganisation und temporärer Führung. Der Anführer oder die Anführerin sollte es vermeiden, voreilige Entscheidungen zu treffen, sondern eher das Team dabei unterstützen, den richtigen Kontext zu erkennen und Lösungen zu erkunden.
- Iteratives Vorgehen: Ein wichtiger Aspekt ist das iterative Handeln, da man sich in der aporetischen Domäne auf den Lernprozess und die schrittweise Klärung konzentrieren muss, um schließlich in eine andere, klarer definierte Domäne zu wechseln.
Crews in der aporetischen Domäne
- Schwierigkeiten mit Unsicherheit: Crews, die in stark strukturierten, standardisierten Umgebungen arbeiten, sind tendenziell weniger darauf vorbereitet, mit der aporetischen Phase umzugehen. Da Crews darauf trainiert sind, nach festen Regeln und Protokollen zu arbeiten, fühlen sie sich oft unsicher, wenn diese Regeln nicht klar sind oder das Problem nicht in ihre gewohnten Muster passt.
- Gefahr voreiliger Entscheidungen: Da Crews darauf angewiesen sind, schnell auf Probleme zu reagieren, könnte es verlockend sein, sofort Lösungen zu implementieren, selbst wenn noch nicht klar ist, was das Problem genau ist. In der aporetischen Domäne könnte dies jedoch zu Fehlentscheidungen führen, da man die Natur des Problems noch nicht verstanden hat. Beispiel: Eine Flugzeugcrew, die auf ein ungewöhnliches Problem stößt, das nicht durch die üblichen Protokolle gelöst werden kann, könnte voreilig handeln, um das Problem schnell zu beheben, und dabei übersehen, dass sie es mit einem komplexen oder chaotischen Problem zu tun haben.
- Kritische Reflexion: Crews in der aporetischen Domäne müssen sich oft auf externe Expertise oder zusätzliche Ressourcen verlassen, um das Problem zu verstehen, bevor sie handeln. Hier könnte eine enge Zusammenarbeit mit Experten oder Beratern aus anderen Bereichen notwendig sein, um den richtigen Kontext zu erkennen.

Praktische Implikationen für den Umgang mit der aporetischen Domäne in Teams und Crews

Für Teams:
- Gemeinsames “Sense-Making”: Teams sollten in der aporetischen Domäne kollektive Situations-Deutung („Sense-Making“) betreiben, um herauszufinden, mit welcher Art von Problem sie es zu tun haben. Dies könnte durch retrospektive Analysen, Diskussionen oder Workshops geschehen, bei denen verschiedene Hypothesen überprüft werden.
- Toleranz für Ambiguität: Teams müssen lernen, Ambiguität und Unklarheit auszuhalten, anstatt sofortige Antworten oder Lösungen zu erwarten. Dies erfordert eine agile, experimentelle Denkweise, bei der verschiedene Optionen getestet werden, bevor man sich auf eine Vorgehensweise festlegt.
Für Crews:
- Vermeidung von Schnellschüssen: Crews sollten sich bewusst sein, dass eine voreilige Entscheidung in der aporetischen Phase kontraproduktiv sein kann. Es ist wichtig, innezuhalten und sich möglicherweise mit Experten auszutauschen, um das Problem zu analysieren, bevor man zu Aktionen übergeht.
- Training für außergewöhnliche Situationen: Crews könnten von speziellem Training profitieren, das sie darauf vorbereitet, auch mit Situationen umzugehen, die nicht durch Standardprotokolle gelöst werden können. Dies könnte zum Beispiel das Erlernen von Reflexions- und Analysefähigkeiten in Notfällen umfassen.

Übergang aus der aporetischen Domäne:

Die Hauptidee der aporetischen Domäne besteht darin, den Kontext besser zu verstehen, bevor man Handlungen ergreift. Für Teams und Crews ist es entscheidend, sich in dieser Phase bewusst zu werden, ob sie in eine klare, komplizierte, komplexe oder chaotische Domäne übergehen müssen. Teams neigen dazu, den Übergang in die komplizierte oder komplexe Domäne zu machen, während Crews in der Regel den Übergang zur klaren oder chaotischen Domäne suchen.

Crews und Teams in für sie untypischen Kontexten

Wenn Crews in Situationen von Komplexität oder Kompliziertheit agieren und Teams sich in chaotischen oder klaren Umgebungen wiederfinden, sind sie jeweils in einem Kontext tätig, der nicht ihrer typischen Struktur oder Arbeitsweise entspricht. Dies stellt eine Herausforderung dar, da die üblichen Strategien und Handlungsweisen nicht optimal oder sogar kontraproduktiv sein können. Sehen wir uns die Auswirkungen im Detail an:

Crews in der Komplizierten Domäne

In der komplizierten Domäne gibt es klare Ursache-Wirkung-Beziehungen, aber diese erfordern Expertenwissen und Analyse, um verstanden zu werden. Hier gibt es „good practices“, und Entscheidungen werden nach Abwägung der besten Optionen getroffen.

Herausforderung für Crews: Crews sind darauf trainiert, standardisierte Abläufe zu befolgen und wenig Flexibilität zu zeigen. In der komplizierten Domäne müssten sie jedoch mehr Analysearbeit leisten und Expertenmeinungen einholen, um die beste Lösung zu finden. Dies kann zu Frustration führen, weil sie normalerweise schnelle und routinemäßige Entscheidungen treffen.
Gefahr: Eine Crew könnte den Drang verspüren, schnell zu handeln und auf Standardprotokolle zurückzugreifen, was nicht immer der beste Ansatz in komplizierten Situationen ist, da diese oft differenzierte, durchdachte Entscheidungen erfordern.
Empfohlene Handlungsweise: Crews müssten lernen, sich Zeit zu nehmen, um Expertenwissen einzuholen oder selbst eine analytische Herangehensweise zu entwickeln, bevor sie handeln. Dies erfordert eine Kultur des Lernens und der Reflexion, die über routinemäßige Aufgaben hinausgeht.

Crews in der Komplexen Domäne

In der komplexen Domäne sind die Ursache-Wirkung-Beziehungen erst im Nachhinein erkennbar, und das System ist von Unvorhersehbarkeit und emergentem Verhalten geprägt. Es gibt keine „richtigen“ Lösungen, sondern nur iterative Experimente und Lernprozesse.

Herausforderung für Crews: Da Crews auf klar definierte Rollen und feste Protokolle angewiesen sind, könnten sie in komplexen Situationen überfordert sein. Komplexität erfordert Flexibilität, Kreativität und die Fähigkeit, iterativ zu arbeiten und aus Rückkopplungen zu lernen. Crews sind jedoch darauf trainiert, vordefinierte Aufgaben durchzuführen, was ihre Anpassungsfähigkeit in komplexen Kontexten begrenzt.
Gefahr: Eine Crew könnte versuchen, Komplexität zu „verwalten“, indem sie auf feste Abläufe und Checklisten zurückgreift, was in komplexen Systemen häufig zu Missverständnissen und suboptimalen Ergebnissen führt. Sie könnten auch zu lange an einem ineffektiven Ansatz festhalten, weil sie nicht darauf vorbereitet sind, alternative Wege zu erforschen.
Empfohlene Handlungsweise: Crews müssten sich mit agilen Arbeitsmethoden vertraut machen, die mehr Experimentieren und Feedback ermöglichen. Sie könnten von Trainingseinheiten profitieren, die kreative Problemlösungen und flexiblere Arbeitsweisen fördern, um mit komplexen Situationen besser umzugehen.

Teams in der Chaotischen Domäne

In der chaotischen Domäne gibt es keine erkennbaren Ursache-Wirkung-Beziehungen, und unmittelbares Handeln ist notwendig, um die Situation zu stabilisieren. Der Fokus liegt darauf, schnell zu reagieren und Kontrolle zurückzugewinnen.

Herausforderung für Teams: Teams neigen dazu, Probleme gemeinschaftlich zu analysieren und kollaborative Entscheidungen zu treffen, was in der chaotischen Domäne nicht immer praktikabel ist. In einer chaotischen Situation ist oft schnelles, entschiedenes Handeln unter zentraler Führung erforderlich, anstatt auf langwierige Diskussionen oder kollektive Problemlösungen zu setzen.
Gefahr: Teams könnten in einer chaotischen Situation wertvolle Zeit verlieren, wenn sie versuchen, das Problem zu analysieren oder auf kollektive Entscheidungen zu bestehen, während sofortige Reaktionen gefordert sind. Dies könnte zu einer Eskalation des Chaos führen.
Empfohlene Handlungsweise: Teams sollten in chaotischen Situationen schnell zu klarer, hierarchischer Führung wechseln, um Sofortmaßnahmen zu ergreifen. Reflexion und Zusammenarbeit können später erfolgen, sobald die Situation stabilisiert ist. Training in Notfallmanagement oder „Krisenführung“ könnte Teams helfen, schneller zu handeln, wenn Chaos auftritt.

Teams in der Klaren Domäne

In der klaren Domäne gibt es eindeutige Ursache-Wirkung-Beziehungen, und Probleme können durch das Befolgen von Standardprotokollen und „besten Praktiken“ gelöst werden.

Herausforderung für Teams: Teams arbeiten oft in dynamischen Umgebungen und sind auf Flexibilität und kreative Problemlösungen angewiesen. In der klaren Domäne kann dies jedoch unnötig und ineffizient sein, da die Situation keine kreative Problemlösung erfordert, sondern nur die Befolgung bestehender Regeln und bewährter Verfahren. Teams könnten frustriert sein, weil sie ihre Fähigkeiten nicht voll ausschöpfen können.
Gefahr: Teams könnten sich zu lange mit Diskussionen oder kreativen Ansätzen aufhalten, obwohl das Problem eine einfache, bewährte Lösung hat. Dies könnte zu Verzögerungen führen, die unnötig sind, wenn eine klare Lösung vorliegt.
Empfohlene Handlungsweise: Teams sollten erkennen, wann eine Situation klar ist und einfach den vorgegebenen Protokollen folgen. Es ist wichtig, dass Teams lernen, ihre flexible und kreative Arbeitsweise für die richtige Domäne einzusetzen und in klaren Situationen effizient nach Standardvorgaben zu handeln.

Diese Situationen zeigen, dass es für beide Strukturformen von Vorteil wäre, sich auch in den Bereichen weiterzuentwickeln, die nicht zu ihrem typischen Modus gehören. Crews könnten flexibler und analytischer werden, während Teams lernen könnten, in Situationen, die keine Komplexität oder Chaos erfordern, effizienter und strukturierter zu handeln.

Bleibt abschließend noch kurz der Blick auf Gruppen in diesem Zusammenhang: Im Cynefin-Framework passen Gruppen am besten in die klare und teilweise in die komplizierte Domäne, da diese Strukturen oft lose organisiert sind und sich auf individuelle Beiträge konzentrieren, ohne eine intensive Abstimmung zu erfordern. In der klaren Domäne können Gruppen genutzt werden, um einfache, strukturierte Aufgaben zu erledigen, bei denen klare Regeln und Ursache-Wirkungs-Beziehungen bestehen. In der komplizierten Domäne können Gruppen dazu beitragen, verschiedene Perspektiven zu sammeln, indem Experten unabhängig ihre Erkenntnisse einbringen. Allerdings sind Gruppen weniger geeignet für die komplexe oder chaotische Domäne, da dort flexible, kollaborative Problemlösungen und schnelle Entscheidungen gefordert sind, die eher Teams oder Crews benötigen. Gruppen bieten Raum für Austausch und unabhängiges Arbeiten, eignen sich jedoch nicht für Situationen, die eine enge Abstimmung und kontinuierliche Anpassung erfordern.