Die Autoren und das Buch

Allen Lamot - Wie wir im Team die Dinge geregelt bekommen - Rezension - Dr. Oliver Mack - xm-instituteVielleicht kennt man David Allen nicht vom Namen, sein Methode allerdings kennt fast jeder: „Getting Things Done“ oder kurz „GTD“. Sein erstmalig 2001 aufgelegtes gleichnamiges Buch hat nicht nur viele Nutzer gefunden, sondern gleich eine ganze Industrie an Selbstmanagement-Seminaren hinter sich hergezogen. Die Methode war einfach und genial zugleich, versprach sie doch ein systematisches Abarbeiten der immer mehr zunehmenden Aufgabenflut und so Abhilfe für das Alltags-Überforderungs-Chaos vieler Menschen. Auch ich nutze einige Aspekte seines Ansatzes auch heute noch sowohl für mich selbst, wie auch in meinen Workshops. Ed Lamont, der Mitautor des Buches, gründete vor 25 Jahren Europas größtes GTD-Franchise, Next Action Associates. Er ist Berater und Trainer.

Das Buch selbst ist im Englischen 2024 unter dem Titel „Team: Getting Things Done With Others“ erschienen und wurde im selben Jahr von Google Play als “Favorite Business Book” ausgezeichnet.  Nun liegt es bei Vahlen in der deutschen Übersetzung vor und trägt treffenderweise den Untertitel: „Die Getting Things Done-Methode in der Zusammenarbeit mit anderen.“. Das Buch umfasst gut 260 Seiten, und ist in drei Teile und insgesamt 14 Kapitel unterteilt. Neben einer Einleitung und Danksagung gibts ein Stichwortverzeichnis und drei Anhänge, die wir weiter unten genauer ansehen. Steigen wir in die Details des Buches ein.

Die Inhalte

Die Kapitel im Einzelnen:

Einleitung: In der Einleitung wird zunächst das Problem umrissen, welches das Buch lösen will: Effiziente Einzelspieler machen noch kein effizientes Team aus. So schlagen die Autoren hierzu die Rückbesinnung auf die wesentlichsten Faktoren der Teamarbeit vor, die sie in diesem Buch vertiefen wollen. Sie nehmen hierbei Anleihen aus dem Fussball, betonen, dass es für die Umsetzung einen „wasserklaren Geist“ braucht (S. 19) und beschreiben abschließend die Struktur des Buches.

Teil I: Die Kulisse

  1. Wenn das Team nicht in „Teamarbeit“ arbeiten kann: Den Einstieg in dieses Kapitel macht die Frage nach dem Thema Burn-Out und was die Arbeit für Menschen ungesund macht. Die Autoren beschreiben, dass auch Teams an Burn-Out leiden können und woran man dies erkennt. Dann wird übergeleitet, dass es hierfür eine Lösung gibt.  
  2. Neue Welt, New Work: Was ist hier los? In diesem Kapitel wird das Thema New Work, Holacracy und Agilität aufgegriffen. Allen gemeinsam sind flache Hierarchien und zunehmende Ermächtigung von Teams und gerade hier sind laut Allen und Lamont Ansätze wie GTD gefragt, die das Thema New Work und Agilität gut ergänzen. 
  3. Was ist ein Team? Warum sind seine Mitglieder wichtig? Hier gehts um den Begriff des Teams sowie Prinzipien, die dafür sorgen, dass Teams funktionieren. Aspekte wie Klarheit, ausreichendes Vertrauen, offene Kommunikation, Lernen und Diversität werden hier vertieft und der beiderseitige Nutzen von Einzelperson und Team näher beleuchtet.

Teil II: Hauptelemente produktiver Teamarbeit
GTD beinhaltet drei Modelle: Kontrolle, Fokus uns Planung. Alle drei werden in diesem Teil auf Teams übertragen.

  1. Kontrolle und Fokus behalten: Die fünf Schritte für ein Team: Wer GTD kennt, kennt die 5 Schritte: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Reflektieren und Erledigen. Diese Schritte sind aus Sicht der Autoren nötig, „um eine Situation unter Kontrolle zu bringen“ (S. 80) und werden in diesem Kapitel bezogen auf Teams näher erläutert. 
  2. Horizont 5: Sinn und Zweck und Prinzipien: Hier gehts um das zweite GTD Modell, die Fokus-Horizonte. Sie werden dazu verwendet, den langfristigen Fokus und Perspektive zu definieren. So gibt das Kapitel zunächst einen Überblick über die 5 Horizonte und geht dann beim 5. zum Thema „Sinn und Zweck“ ins Detail. Dann wird als dritter Aspekt „Prinzipien“ und “Arbeitsstandards” aufgegriffen, die beschreiben, was in der gemeinsamen Arbeit akzeptabel ist. Der Punkt Prinzipien wird hier abschließend vertieft.  
  3. Horizont 5 – Prinzipien Neuauflage: Machen sie sich Arbeitsstandards zunutze: In diesem Kapitel geht es um Arbeitsstandards, also die Erwartungen der Teammitglieder aneinander. Diese werden als greifbare Möglichkeit zum Kulturwandel beschrieben. Es wird beschrieben, wie wichtig es ist, explizite Standards auszuhandeln. Auch gehen die Autoren auf das Thema Meetings und Meetingstandards näher ein, um ein Beispiel zu geben, wie einfache Standards Kultur nachhaltig und breit verändern können. 
  4. Horizont 4: Vision: In diesem Kapitel werden Visionen als Konkretisierung von Zwecken und konkretere Beschreibungen der zukünftigen Zustände der näher erläutert. Nach der Konkretisierung des Begriffs gehts darum, wie Visionen entwickelt und beschrieben werden können.
  5. Horizont 3: Ziele: Ziele dienen dazu, Energie zu bündeln und an wichtigen Hebelpunkten anzusetzen (S. 141). Und so beschreibt diese Kapitel, warum es Ziele braucht, wie sie gesetzt werden können und wie man damit umgehen sollte, wenn sie nicht erreicht werden.
  6. Horizont 2: Verantwortungsbereiche und Rollen: In diesem Kapitel geht es nun um die Bedeutung von Rollen und Verantwortung. Es beschreibt, wie Rollen funktionieren und diese genutzt werden können. Abschließend wir hier auch der Horizont 1: Projekte und der Grund: Nächste Schritte beleuchtet. 
  7. Planen (und neu planen) in einer komplexen und schnelllebigen Welt: In diesem Kapitel gehts um das Modell der “natürlichen Planung”® Es beschreibt die GTD Planungsmethode und transferiert diese auf Teams. Die 5 Phasen dieser Methode – (1) Sinn, Zweck und Prinzipien, (2) Vision, (3) Brainstorming, (4) Organisieren und (59 Nächste Schritte, werden vorgestellt und dargestellt, wie diese bei jedem durchzuführenden Projekt Verwendung finden sollten. Sie stellen einen Zeitplan vor, in dem ein Projekt in 12 Minuten bz.w 1h geplant werden kann.   

Teil III: Ein Team managen
In diesem Teil wird das Thema Führung und Führungskraft im Team etwas genauer unter die Lupe genommen.

  1. Führungsstrukturen: Hier beschreiben die Autoren ihr Verständnis von Führung und wählen die Metapher des Gärtners als die für sie treffende. Auch thematisieren sie, dass es meist die Führungsperson ist, die ein Team daran hindert, seine Arbeitsweise zu verbessern (S. 185). Ferner gibt das Kapitel konkrete Tipps, wie eine GTD Haltung als Führungskraft ganz praktisch umgesetzt werden kann. 
  2. Wenn Sie nicht Nein sagen, ist ihr Ja nichts wert: Dieses Kapitel befasst sich mit einem Spezialthema: Dem “Nein”-Sagen. Es beschriebt die Bedeutung von Fokus für die Effizienz eines Teams und plädiert für ein häufigeres Nein-Sagen. Es stellt ebenso die Eisenhower-Matrix und die Wirkungs-Aufwands-Matrix als einfache Tools zur Priorisierung im Team vor. 
  3. Delegation die funktioniert: Dieses Kapitel greift das Thema gute Delegation auf und beschreibt das warum, das wie und einen detaillierten Prozess, in dem ein gutes Delegieren gelingen kann. 
  4. Na und? Und jetzt? Dieses kurze Kapitel dient als Schlusswort des Buchs und als Motivation, mit dem einen oder anderen Aspekt daraus zu starten.

Anhang 1: Was zur Hölle ist eigentlich dieses GTD? Dieser Anhang fasst nochmals kurz die GTD Methode für alle diejenigen zusammen, die die früheren Bücher von Allen nicht gelesen haben. Natürlich geht er nicht so tief, wie die Bücher, liefert aber eine gute Idee. 

Anhang 2: Kollaboration Software – eine zeitlose Annäherung: Dieser Anhang geht der Frage nach, warum Groupware-Investitionen von Organisationen oft so wenig Wirkung zeigen. Es thematisiert Groupware aus Sicht von GTD und gibt wertvolle Tipps zur guten Nutzung in Teams. Ebenso beleuchtet es den Nutzen und die Anwendung von Team-Postfächern. 

Anhang 3: Erfolgreich arbeiten in einer virtuellen Welt: Im letzten Anhang besprechen die Autoren die Vor- und Nachteile virtuellen Arbeitens und machen Vorschläge, wie GTD hier in einer effizienten Umsetzung eingesetzt werden kann.

Das Fazit

Alles in allem halte ich das Buch für sehr gelungen und empfehlenswert. Für diejenigen, die sich bereits als Individuum mit GTD beschäftigt haben und diese Methode nützlich finden oder vielleicht sogar nutzen, werden wertvolle Ideen für ihr Team finden. Es liefert viele praktische Beispiele, die zur Umsetzung einladen und bietet konkrete Tipps. Aber auch Personen, die sich bisher nicht mit GTD beschäftigt haben und Allens frühere Bücher kennen, können sich leicht zurecht finden und die Tipps einordnen. Dabei gibts nicht unbedingt viel Neues. Auch in anderen Büchern wird ein Teamzweck, eine konkrete Vision oder klare Rollen propagiert. Was dieses Buch allerdings ausmacht, ist eine überzeugende und einfache Logik, gepaart mit vielen gefühlt aus der Praxis heraus entwickelten Lösungen für Alltagsprobleme in Teams. Besonders das in einem Kapitel beschriebene Beispiel eines Kundenmeetings, bei dem Personen erschienen, die nicht angekündigt waren, Personen fehlten, die notwendig waren, das Meeting aufgrund von Chaos erst 15 Minuten später beginnen konnte, Personen aus dem Auto heraus teilgenommen haben und bei Ankunft am Ziel ausgestiegen sind, kenne ich im Alltag zu gut und würde als Berater hier gerne helfen. Nicht weil ich eine andere Haltung und ein anderes Bild hätte, sondern weil ich, ebenso wie die Autoren die hohen Effizienz- und Wirkpotenziale sehen, die in solchen Alltagssituationen stecken.

Das Buch ist erfrischend klar in Zeiten von New Work und Agilem Arbeiten und macht deutlich, dass die Angst, Mitarbeitende bei der Vorgabe eines klaren Rahmens mehr lähmt, als aktiv als Führungskraft die Rolle des Gärtners klar und deutlich einzunehmen und für Fokus zu sorgen. Die deutsche Übersetzung ist aus meiner Sicht gut gelungen und liest sich flüssig und nicht holprig. Das Buch sei somit allen Führungskräften, Teamleads und Teammitgliedern, die das Arbeiten in Teams verbessern wollen, empfohlen. Auch Berater finden viele Hinweise für die Teamgestqltung und Teambegleitung.

Allen, D./ Lamont, E. (2025). Wie wir die Dinge im Team geregelt bekommen. Vahlen.  

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Anmerkung zur Transparenz: Das Buch wurde dem Autor dieses Artikels vom Verlag kostenlos zur Rezension zur Verfügung gestellt. Die Meinung des Autors ist hiervon jedoch nicht beeinflusst.