Tool: PMO Kraftfeld

Das PMO und seine Verankerung in der Organisation

Project Management Offices (kurz: PMOs) haben sich heute in vielen Unternehmen bereits etabliert. Doch noch immer ist das Verständnis darüber, was ein PMO ist, was es tut und welche Eingriffsrechte es in Projektaktivitäten hat, nicht einheitlich. Im Unterschied zu einem sogenannten Project Office oder Program Office, welches ein EINZELNES Projekt oder Programm und dessen Projekt- oder Programmleiter unterstützt, hat ein PMO generell weitreichendere und Einzelprojekt übergreifende Aufgaben.

Ein nützliches Tool, um diese zu visualisieren, ist das sogenannte PMO Kraftfeld, das uns bei der praktischen Arbeit nützliche Dienste leistet. Es ist eine Matrix mit den Polen “operativ” und “strategisch” sowie “Governance” und “Service” (Siehe Abbildung).

Struktur des PMO Kraftfeld

Dabei drücken die Pole verschiedene, mögliche Aufgaben und Ausgestaltungsformen und damit auch Positionierung eines PMO aus:

  • Operativ: Dieser Pol beschreibt eine eher operative Ausrichtung des PMO. Diese ist auf das Einzelprojektmanagement und die Verbesserung der Performance einzelner Projekte gerichtet. Dabei können Aufgaben wie eine operative Unterstützung der Projektleiter in ihren Projekten, Bereitstellung von Tools und Templates, aber auch operative Freigabeprozesse, wie “Gate Approvals” oder Überprüfung der Einhaltung von Standards und Freigaben zum Projektstart eine Rolle spielen.
  • Strategisch: Dieser Pol beschreibt eine eher strategische Ausrichtung des PMO. In dieser Positionierung sind die PMO’s eng an das Top Management des Unternehmens angebunden und das Projektmanagement wird stark mit dem Strategieprozess verknüpft. Es kümmert sich vorrangig um Themen wie Multiprojektmanagement, Portfoliomanagement oder aber die Strategieumsetzung und arbeitet damit auch z.B. eng mit Strategieabteilungen zusammen.
  • Governance: Diese Ausrichtung des PMO zielt vorrangig auf die Setzung und Einhaltung von PM Standards und stellt die strukturierte Herangehensweise in Projekten sicher. PMO’s dieser Couleur zeichnen sich durch eine eigene Entscheidungsfähigkeit und fachliche Weisungsbefugnisse im Bereich Projektmanagement aus und können eine eine entsprechende Steuerungsaufgaben- und Führungsrolle einnehmen.
  • Service: Dieser Pol beschreibt eine stärkere Serviceorientierung des PMOs. Diese zeigt sich vor allem in einem Angebots- und Aufgabenspektrum, das sich durch Dienstleistungen und Unterstützung der Projektleiter Community auszeichnet. Es werden keine harten Vorgaben, sondern eher Angebote in Sachen Tools, Templates Services, Unterstützungsleistungen oder Schulungsangebote betreut. Eine Entscheidungsmacht im Thema Projektmanagement hat das PMO nicht. Diese verbleibt vollständig beim Linien-/ Top-Management.

Anwendungsfelder des PMO Kraftfelds

Das PMO Kraftfeld hat im Alltag unterschiedliche Anwendungsfelder. Es kann als Diagnose-, Reporting oder Designtool verwendet werden. Anbei einige Beispiele:

  • Aktuelle Positionierung des PMO: Bei einer Bestandsaufnahme oder Repositionierung des PMOs kann die aktuelle Positionierung identifiziert und diskutiert werden. Stakeholder des PMO oder PMO Mitarbeiter positionieren das PMO im Kraftfeld und begründen ihre Wahl. So können Eigen- und Fremdbild des PMO abgeglichen werden oder aber unterschiede im PMO Team leicht diskutiert werden.
  • Zielausrichtung des PMO: Bei Neueinführung eines PMO oder Neuausrichtung eines bestehenden PMO kann die gewünschte Zielposition definiert und beschrieben werden. Das Kraftfeld hilft, unterschiedliche Sichtweisen zur Ziel-Positionierung sichtbar und diskutierter zu machen und kann ebenso als Kommunikationsinstrument an PMO Kunden und Führungskräfte dienen.
  • Fortschrittstracking PMO Repositionierung: Bei Repositionierungen kann ein Pfad aufgezeigt werden, auf dem sich das PMO über die Zeit bewegt. Dieser kann einerseits durch die Eigeneinschätzung des PMO Teams, wie auch durch Stakeholder und Kundenbefragung erfolgen.
  • Sammlung und Strukturierung der PMO Rolle und Aufgaben: Eine weitere Anwendung des PMO Kraftfelds ist die Sammlung und Strukturierung aktueller und geplanter PMO Aufgaben. Hierzu werden anstelle der Position des PMO die aktuellen oder geplanten Aufgaben gesammelt und in den 4 Quadranten sortiert. Dies schafft einen Überblick, hilft Schwerpunkte zu setzen und ermöglicht auch gezielt Lücken im Angebotsportfolio zu finden.

Das PMO Kraftfeld habe ich so bezeichnet, da es hilft, die volle Kraft eines PMOs in einer Organisation zu entfalten. Es erlaubt klare Positionierungen, die Vermeidung von verdeckten unterschiedlichen Erwartungen und hilft bei der Kommunikation und Klärung unterschiedlicher Sichtweisen. Sie sind herzlich eingeladen es einmal zu probieren. Erfahrungen, Meinungen und Diskussion gerne hier im Blog.

2017-08-04T10:49:40+00:00

About the Author:

Oliver Mack
Dr. Oliver Mack ist Berater, Speaker, Entrepreneur und Forscher im Bereich moderner innovativer Managementmethoden und -konzepte. Er beschäftigt sich vorrangig mit Themen wie Projektorientiertes Unternehmen, Organisationsdesign, Change-Management und Komplexität. Er ist Dozent an verschiedenen internationalen Hochschulen und Autor zahlreicher Fachartikel und Gründer des xm:institutes.

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