Strategische Programme (4) – Implementierungs- und Benefit-Tracking

Strategische Programme (4) – Implementierungs- und Benefit-Tracking

Strategische Programme (4) – Implementierungs- und Benefit-Tracking

Von der Notwendigkeit Implementierungen nachzuhalten

Vielleicht ein bekanntes Bild: Häufig werden große Programme aufgesetzt, Ziele und Maßnahmenpakete mit entsprechenden “financial effects” definiert, doch schaut man dann in die P&L bleibt nicht mehr viel hiervon übrig. Auch häufig: Addiert man alle Projekte und Programme mit finanziellen Wirkungen in einem Konzern, so erhält man nicht selten eine Reduktion der Kostenbasis um 70-80%, was auf signifikante Doppelzählungen schließen lässt.

Ein systematisches und übergreifendes Implementierungs- und Benefit-Tracking kann hier helfen, dass Ziele nicht nur committet werden, Maßnahmen nicht nur geplant, sondern auch wirksam in der Organisation umgesetzt werden.

Wichtig sind hierbei u.E. zwei Grundprinzipien:

  • Maßnahmenorientierung: Die Implementierungssteuerung sollte auf der Ebene von Maßnahmen erfolgen. Finanzziele eines Projektes sollten in kleinere Schritte oder Maßnahmenpakete heruntergebrochen werden, um sie konkreter und nachvollziehbarer zu machen. Dies “zwingt” die Projektverantwortlichen realistische Unsetzungsziele zu definieren und schafft ein Umsetzungscommittment. Dies ist nicht immer einfach. Denn gerade in vertrauensgeführten Organisationen stößt die Aufforderung, ein vorgegebenes Ziel in konkretere Schritte umzuwandeln oft auf Ablehung, da dies als Vertrauensbruch gewertet wird. (“Vertraut ihr mir als Führungskraft nicht mehr, dass ich das committete Ziel auch erreiche? Das habe ich doch immer geschafft!”)
  • Financial Scorecard: Eine Financial Scorecard sollte für jede Maßnahme definiert werden. Diese bricht die finanziellen Effekte einerseits auf spezifische Kostenarten und Kostenstellen, andererseits auf die Zeitachse hinsichtlich ihres Wirksamwerdens herunter. Dies kann helfen, die finanziellen Effekte schnell entlang der Zeitachse und Kostenarten-/Kostenstellen-genau zu planen und zu steuern. Einmal erfasst ist so nicht nur der Implementierungsfortschritt sichtbar, sondern ebenso alle finanziellen Effekte.

In Programmen sollte die Aufgabe des Implementierungs- und Financial Trackings vom Program Manager verantwortet mit Unterstützung des Program Office bzw. Controllings durchgeführt werden.

Die vier Ebenen des Implementierungstrackings

Vier Ebenen des Implementierungstrackings lassen sich unterscheiden. Diese sind in ihrer Zielsetzung, in ihrem Vorgehen sowie in der Frequenz ihrer Durchführung unterschiedlich und führen gerade erst durch ihre konsequent vollständige Kombination zu einem wirksamen Instrument der Umsetzungsbegleitung.

Ebene
Ziele und Inhalte Frequenz
Projekt-Status-Tracking Ziel: Übersicht über den Status der Projekte und damit des GesamtprogrammsInhalt:Gesamtstatus aller Einzelprojekte, sowie detaillierter Status zu Scope, Team, Budget & Schedule in Form von Ampeln und Kurzkommentaren (1 Übersichtsseite und 1 Seite pro Projekt) 2-4 wöchentlich
Maßnahmen Tracking Ziel:Fortschrittsmessung auf Maßnahmenebene zum Setzen früher Gegensteuerungsmaßnahmen.Inhalte: Anteil erledigter Maßnahmen an Gesamtmaßnahmen, Anteil überfälliger Maßnahmen, Maßnahmenverteilung über die Zeitachse 4-6 wöchentlich
Benefit Tracking Ziel: Frühzeitige Identifikation von Benefit-Gaps und deren Schließung.Inhalte: Messung der bereits erzielten und noch zu erzielenden Benefits auf Maßnahmenebene. 4-8 wöchentlich
Effect Tracking Ziel:Nachweis der tatsächlichen Wirksamkeit von Maßnahmen-BenefitsInhalte:Verfolgung der realisierten Benefits in die echte P&L Rechnung. Herstellung des Konnex zwischen Programm und Linienbudget und -ergebnis. Beschreibung wesentlicher Abweichungen. 3-monatlich bis 1/2-jährlich, läuft ggf. länger als letzte Maßnahme

Diese Übersicht stellt eine Auswahl an praxisorienterten Erfahrungen dar, die die Erfolgswahrscheinlichkeit von Programmen erhöhen kann. Sie ist nicht als vollständig anzusehen, sondern steht ergänzend neben den bekannten Erfolgsfaktoren aus der Fachliteratur. Da es sich bei Programmen um komplexe soziale Strukturen handelt, ist zu beachten, dass eine Anwendung immer situationsspezifisch kalibriert werden sollten.

Das Vorgehen wurde bereits mehrfach in Programmen erfolgreich angewendet und führte zu finanziellen Effekten von bis zu 15-20%, die von den internen Führungskräften des Unternehmens identifiziert, committet und umgesetzt wurden. Die Berater unterstützten hierbei lediglich prozessual und beim Reporting sowie auf Anfrage inhaltlich methodisch.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Thema Implementierungstracking gemacht?

 

Weitere Beiträge dieser Serie:

Strategische Programme (1) – Unternehmenswandel gestalten

Strategische Programme (2) – Über wahre Ziele

2016-11-04T17:21:40+00:00

About the Author:

Oliver Mack
Dr. Oliver Mack ist Berater, Speaker, Entrepreneur und Forscher im Bereich moderner innovativer Managementmethoden und -konzepte. Er beschäftigt sich vorrangig mit Themen wie Projektorientiertes Unternehmen, Organisationsdesign, Change-Management und Komplexität. Er ist Dozent an verschiedenen internationalen Hochschulen und Autor zahlreicher Fachartikel und Gründer des xm:institutes.

Leave A Comment

Jetzt neu: das erste xm:labs Programm für 2017

 

Jetzt informieren!

NEU: xm:labs 2017
Newsletter abonnieren