Projektabhängigkeiten einfach systematisch analysieren: Die GCDA

GDCA xm-institute Oliver Mack Tobias Kreuttervon unserem Gastblogger zum Thema Projektmanagement und PMO, Herrn Tobias Kreutter gemeinsam mit Oliver Mack, xm:institute.

Wir stellen eine Methode vor, die wir gemeinsam im Rahmen eines Coaching beim  Aufbaus des IT PMO entwickelt und Hr. Kreutter weiter verfeinert und in der Praxis erfolgreich umgesetzt hat. Er wird dieses Thema auch als Vortrag auf dem PM Forum 2016 am 18/19. Oktober in Nürnberg in Form eines Praktikervortrags präsentieren.

Projekte im Portfolio – autark oder abhängig?

Projekte sind häufig im Portfolio nicht eigenständig, sie beeinflussen andere Projekte, werden selbst beeinflusst, oder gar beides. Wenn bei Business Projekten die IT ein Projektbestandteil ist, kommen weitere Aspekte hinzu. Transparenz ist hier wichtig, aber oft nicht vorhanden. Was kann ein simpler Lösungsansatz hierzu sein? Die Methode GCDA – Goal and Content Dependency Analysis hilft, Abhängigkeiten zwischen Projekten zu identifizieren und deren Verhalten bei Änderungen im Portfolio abzuleiten.

Die Goal and Content Dependency Analysis (GCDA)

Die existierenden wissenschaftliche Elemente über sensitive Abhängigkeitsmodelle (z.B. Probst/Gomez, Vester (siehe „Einflussmatrix“, Wikipedia) bieten eine gute Grundlage und sind die Basis für die entwickelte Methode GCDA – Goal and Content Dependency Analysis.

Das Ergebnis

Über die ermittelten Einflussgrößen wird über eine Bewertung eine klare Zuordnung von Projekten in 4 Kategorien ermöglicht:

  • Dominant: Aktive Projekte mit großer Auswirkung auf andere Projekte, in der Regel die großen Stellhebel, Änderungen haben hier signifikante Auswirkung auf die Landschaft und das Portfolio.
  • Defensiv: Passive Projekte, diese leiden schnell und am meisten wenn wir was am System ändern, haben selbst wenig Handlungsspielraum, müssen  in der Regel geschützt werden.
  • Kritisch: Aktive und passive Projekte. Änderungen an diesen Projekten haben signifikante, oft komplexe Auswirkung auf das Gesamtsystem, positiv wie negativ….in alle Richtungen, Auch wenn sich im Umfeld etwas ändert, haben diese eine Schlüsselrolle.
  • Indifferent: Dies Projekte laufen autark, in sich geschlossen. Keine Auswirkung auf das System bei Erfolg oder Misserfolg höchstens auf den zu erwartenden Nutzen innerhalb des Projektes.

Ebenso wird abgeleitet, welche Schnittstellen zwischen Projekten professionell gemanagt werden müssen sowie welche Konsequenzen sich bei einer (Um-) Priorisierung ergeben könnten. Das Ergebnis der GCDA hilft nicht nur den Projektleitern, sondern ist auch „managementtauglich“ und unterstützt im Priorisierungsprozess.

Vorgehensweise

Die GCDA funktioniert in 6 Schritten:

  1. Alle zu analysierenden Projekte werden per paarweisen Vergleich auf 2 Fragen mit Punkten bewertet.
    • Wie beeinflusse ich das andere Projekt? (Aktivität)
    • Wie werde ich durch das andere Projekt beeinflusst? (Passivität)
  2. Bilden der Summen der Punkte pro Projekt bzgl. der Aktivität und Passivität
    GCDA 1 xm-institute
  3. Kategorisierung der Projekte in den 4 Quadranten und Abbildung im Quadranten als gemeinsames Bild
    GCDA 2 xm-institute

    • Dominant: Hohe Aktivität, geringe Passivität
    • Defensiv: Hohe Passivität, geringe Aktivität
    • Kritisch: Hohe Aktivität, hohe Passivität
    • Indifferent: Geringe Passivität, geringe Aktivität
  4. Identifizierung der Projekte die sich stark beeinflussen, diese Schnittstellen müssen professionell gemanagt werden
  5. Darstellung der Schnittstellen im gemeinsamen Bild
  6. Analyse ob die Schnittstellen schon professionell gemanagt werden bzw. wie der Zustand der Schnittstelle ist, z.B: durch ein Maturity Level
    GCDA 3 xm-institute

 

Schlussbetrachtung

Die GCDA ist eine einfache, funktionierende, praxiserprobte Methode, diese hilft, Abhängigkeiten zwischen Projekten, auch Teilprojekten, zu identifizieren und ein gemeinsames Bild zu erstellen. Daraus wiederum wird abgeleitet, an welchen Schnittstellen gearbeitet und kommuniziert werden muss sowie welche Konsequenzen sich bei einer (Um-) Priorisierung ergeben können. Als weiteren Schritt kann auch analysiert werden, wie sich dies auf die IT Applikationen und auf die Datenflüsse auswirkt.

2016-11-04T17:21:04+00:00

About the Author:

Tobias Kreutter
Tobias Kreutter ist seit 1997 bei der Festo AG & Co. KG taetig, einem Weltmarktfuehrer der Automatisierungstechnik mit Sitz in Esslingen am Neckar. Er ist als IT-PMO global fuer das IT Projekt Management sowie fuer das IT Projekt Portfolio Management verantwortlich und studierte in Stuttgart Informationstechnik mit Vertiefung Projektengineering.

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